- +31 (0)6 42224033
De vraag
De woningcorporaties Krijtland Wonen (KW) en Woningstichting Simpelveld (WS) stonden begin 2021 aan de vooravond van een fusietraject. Het doel van dit fusietraject is de komende jaren de hoge kwaliteit van de dienstverlening te garanderen en tegelijkertijd in het belang van de huurders de slagvaardigheid van de organisatie vergroten. Michiel Sluijsmans, directeur/bestuurder, vroeg Green Culture Lab om mee te helpen dit fusietraject vorm te geven en te begeleiden. Wij hebben hem geïnterviewd over zijn ervaringen met deze cultuurreis.
“Bij Krijtland Wonen speelde per 1 januari 2021 een fusie, een spannende tijd voor iedereen binnen de beide organisaties. Het is belangrijk om de medewerkers optimaal te begeleiden en te helpen bij een fusie. Uiteindelijk gaat het om een huwelijk, en een samenwerking te organiseren tussen twee tribes met hun eigen cultuur. Onze fusie viel ook nog eens midden in de corona-periode en veel mensen kenden elkaar én het management alleen maar via een scherm.
Wij wilden meer doen aan cultuur, om elkaar beter te leren kennen en meer samen te brengen. Door hier aandacht aan te besteden wilden we draagvlak creëren, waardoor er meer bereidheid zou ontstaan om bruggen te slaan in een veilige werkomgeving. Toen er na alle corona-maatregelen meer ruimte kwam voor fysieke ontmoetingen hebben wij Green Culture Lab ingeschakeld en zijn we begonnen aan onze cultuurreis.”
Onze aanpak
Een fusieproces is een kwestie van samen nieuwe manieren vinden om te werken. Fuseren brengt veel vragen met zich mee, rondom werklocaties, werkprocessen, afspraken maken, communiceren, besluitvorming, manieren van samenwerken en natuurlijk het primair proces. Om dit professionele huwelijk te laten slagen, hebben we in de loop van 2021 een traject ontworpen en uitgevoerd met een combinatie van veldwerk, bijeenkomsten, en strategische sparring.
ONTDEKKEN (4 dagen)
Veldwerk om sfeer te proeven, de organisatie(s) te leren kennen, mensen te ontmoeten, de spanningen ervaren en alvast de ongeschreven regels te ontdekken (of overtreden).
BEGINNEN (1 dag)
Formele aftrap van dit traject met medewerkers van beide organisaties, het narrative of change, een keynote over cultuur en verandering en dialoog over emoties, onzekerheid en wat raakt.
ONTMOETEN & BOUWEN (2 dagen)
Elkaar leren kennen in een combinatie van werkvormen. Het betere gesprek in combinatie met brokjes theorie en psycho-educatie bij fusies. Op dag 1 aan de slag om elkaar te ontmoeten, op dag 2 samen bouwen aan een nieuw verhaal aan gedeelde ervaringen. Met avondprogramma, want ook aan de bar leer je je collega’s goed kennen.
VIEREN (1 dag)
En natuurlijk moet een huwelijk goed gevierd worden. Met feest en ritueel, nieuwe familie en oude vrienden, door het loslaten van het oude en het omarmen van het nieuwe. Met het delen van succesverhalen, frustraties en fuckups. Samen bouwen aan de nieuwe totem.
De impact
“Sinds onze cultuurreis zien we een groot verschil: alles gaat veel vlotter. Mensen binnen de organisatie zoeken elkaar veel sneller en makkelijker op. We hebben heel hard gewerkt aan veiligheid en vertrouwen, dit zijn belangrijke kernwaarden van onze organisatie. Door het traject met Green Culture Lab voelen mensen zich veiliger, daardoor gaan dingen sneller. Dingen die onmogelijk leken, worden nu vloeibaar.
Ik zag aan het begin echt dat deze cultuurreis nodig was. Een fusie begint en eindigt immers bij je mensen. Ik was er van tevoren van overtuigd dat als we als organisatie deze cultuurreis goed zouden doormaken, dan zouden we overal goed doorheen kunnen komen. Door meer met elkaar in verbinding te komen kun je makkelijker het oude loslaten en het nieuwe open tegemoet gaan. We merken steeds minder dat we twee organisaties zijn en we zijn echt samen begonnen aan het ‘nieuwe’ Krijtland Wonen.”
Klantervaring
Wat mij verrast heeft is dat tijdens de tweedaagse mensen zich al snel open op durfden te stellen. Daardoor groeiden ze veel meer naar elkaar toe. Het hele proces was het toen eigenlijk al waard! Het was echt heel mooi om te zien, vooral omdat we (als management) dit niet zo snel al hadden verwacht. Medewerkers hebben later ook aangegeven dat ze blij waren met de toon van de sessie en ook hoe de medewerkers, maar óók de bestuurder en het management zich kwetsbaar durfden op te stellen. Die kwetsbaarheid, dat dat mocht en goed ontvangen werd, was heel mooi. Mensen voelden zich daardoor veilig, echt het gevoel ‘we mogen alles zeggen’.
Openheid en veiligheid zijn heel belangrijk voor onze organisatie, als mensen zich thuis voelen dan zitten ze beter in hun vel en dat resulteert in betere prestaties en sfeer op de werkvloer. Dat is ook de belangrijkste winst na de cultuurreis: openheid. En dan ook over dingen die niet goed gaan, dat medewerkers dit mogen aangeven bij de bestuurder.
Het spreekt mij aan dat er antropologische terminologie werd gebruikt in het traject. Dingen blijven daardoor echt hangen. Grappig bijvoorbeeld, sommige mensen spreken mij nu nog steeds aan als ‘chief’. Dit komt ook omdat ik tijdens de cultuurreis een ‘chief speech’ heb gehouden. Dat chief – en tribe – verhaal is heel erg blijven hangen bij de medewerkers, ze vonden dit heel leuk. Het was soms wat ongemakkelijk, maar het heeft ons wel geholpen om met elkaar in gesprek te gaan, en vooral naar elkaar te luisteren.
Bijzondere momenten
Er zijn twee momenten die me echt bijblijven, die heel mooi waren.
Het eerste moment was in het begin, de eerste keer dat we samen kwamen met de hele groep. We zijn we in een cirkel gaan zitten en we begonnen met een check-in: wie ben je, welke functie heb je in de organisatie en wat vind je eigenlijk van de fusie? Dit inchecken heeft uiteindelijk 3 uur geduurd en wat mij echt heeft geraakt is dat een aantal mensen daar met hun hart hebben gesproken! Er werden zulke belangrijke, persoonlijke dingen gezegd, mensen hebben gedeeld hoe het écht met ze ging. Die verhalen hebben tot een mooie energie geleidt en dat heeft op iedereen veel indruk gemaakt.
Het tweede moment was bij de kampvuur-sessie aan het einde van het traject. Brochures, foto’s, briefpapier, dossiers van de oude organisaties, medewerkers mochten van alles meenemen om in het vuur te gooien wat ze achter zich wilden laten, wat ze niet mee wilden nemen naar het ‘nieuwe’ Krijtland Wonen. Er zat bij sommigen veel frustratie en door iets symbolisch in het vuur te gooien, lieten mensen echt iets achter zich: ‘zo, nu gooi ik dit in het vuur, nu is het klaar voor mij!’. Dat was bijzonder om te zien!”
Laatste tip!
Mijn tip voor andere organisaties die samen werken met Green Culture Lab: ga vooraf niet allerlei doelen stellen met meetbare resultaten. Dat heeft geen zin. De meerwaarde zit in het proces, wat er gebeurt in het moment en de kwaliteit daarvan, neem daar de ruimte voor! Soms moet je afwijken van het draaiboek, laat vooral gebeuren wat wil gebeuren, heb daar oog voor en vertrouwen in. Green Culture Lab geeft je dat vertrouwen.
Het mooie aan Walter is dat hij zegt ‘ik ga geen programma aanbieden. Ik geef je een soort doos en daar zit van alles in wat we kunnen gebruiken, we kijken per situatie wat en hoe we het beste kunnen inzetten’. Dit was voor ons even wennen, want wij willen natuurlijk precies weten wat we gingen doen. Dit moesten we loslaten en leren inspelen op wat er gebeurt. En precies dát deden Walter en Nadia heel goed: zich laten leiden door het proces en dit continue afstemmen met het management waardoor wij dat vertrouwen konden hebben. Mijn collega’s zijn onder de indruk van wat er is gebeurd en wat ze van medewerkers terugkrijgen. Dit hebben ze tijdens het proces ook zelf gehoord en gevoeld. En dat is veel meer waard dan een van te voren bedacht resultaat of een percentage!”
Michiel Sluijsmans – directeur-Bestuurder Krijtland Wonen
Annemieke Kersting
Aanvragen? Of meer informatie?
Vul dit formulier in of stuur een mail naar annemieke@greenculturelab.com
Je krijgt dezelfde dag nog antwoord. En als je toch nog vragen hebt, bel gerust.